Auftragseingang ohne Abtippen: 12 Stunden pro Woche zurück

Bestellungen erreichten den Betrieb als PDF im Postfach, als formlose E-Mail oder telefonisch. Jede einzelne wurde von Hand in die Warenwirtschaft übertragen, die Rechnungsdaten später erneut in die Buchhaltung. Bei rund 40 Bestellungen pro Woche kamen so über 12 Stunden reine Tipparbeit zusammen.

Übertragungsfehler — verdrehte Artikelnummern, falsche Mengen — führten regelmäßig zu Rückfragen, Gutschriften und verärgerten Kunden. Auswertungen waren kaum möglich, weil dieselben Daten in drei Systemen in unterschiedlichen Ständen existierten.

Mit n8n haben wir einen Workflow aufgebaut, der das Bestellpostfach überwacht: PDF-Anhänge werden automatisch ausgelesen, die Positionen geprüft und als fertiger Auftrag in der Warenwirtschaft angelegt. Der Kunde erhält ohne Zutun eine Eingangsbestätigung.

Unklare Fälle — unleserliche Anhänge, unbekannte Artikel — landen nicht stumm im Nirgendwo, sondern in einer Prüfliste, die ein Mitarbeiter mit zwei Klicks abarbeitet. Freigegebene Aufträge fließen automatisch weiter bis zur vorbereiteten Rechnung in der Buchhaltung.

Über 90 % der schriftlichen Bestellungen laufen heute ohne manuelle Eingabe durch. Die gewonnenen 12 Stunden pro Woche stecken jetzt in Beratung und Angebotserstellung statt in Tipparbeit.

Übertragungsfehler sind praktisch verschwunden, Eingangsbestätigungen gehen in Minuten statt Tagen raus — und die Geschäftsführung sieht erstmals tagesaktuell, was bestellt wurde.